Como você sabe que está usando Kanban?

Como você sabe que está usando Kanban?

Uma das perguntas que sempre recebemos sobre o uso do Kanban e sua adoção está relacionada a saber se de fato estamos adotando Kanban como deveríamos. Antes de termos uma visão detalhada de como medir a maturidade da adoção do Kanban por meio do Kanban Maturity Model essa pergunta era sempre difícil de responder. Por sua visão evolutiva e pela possibilidade de adoção do Kanban em conjunto com outros frameworks, frequetemente viamos a adoção do método limitada ao gerenciamento visual.

O Kanban Maturity Model – KMM trouxe um roadmap, um mapa, para a adoção do método Kanban e com certeza é a melhor referência para avaliar os níveis de maturidade, além de um bom aliado para buscar a evolução da adoção do método. Se quiser saber um pouco mais sobre o KMM, da uma conferida no nosso artigo.

Quando apresentamos o KMM para nossos alunos e em nossas consultorias e bem frequente chegarmos a conclusão que nossa adoção de Kanban não passa do nível 2 de maturidade, o que muitas vezes gera algum tipo de desconforto. E ai surge a pergunta, estamos fazendo da forma correta? Bom um teste rápido e simples que pode ser feito para isso é utilizar o Kanban Litmus Test.

Kanban Litmus Test.

O Kanban Litmus Test foi projetado para ajudar as organizações a avaliar o seu progresso na adoção do Kanban, sem necessariamente te colocar num nível específico de maturidade. Como em qualquer iniciativa de mudança, é normal questionar se o esforço está tendo resultado. Por meio desse teste podemos entender se o método Kanban está realmente sendo feito ou não. É um tipo de teste Sim / Não, então não teremos um grau de adoção ou não, ok?

As organizações que implementam o método Kanban de forma correta, logo percebem mudanças em sua estrutura organizacional e em sua forma de entregar valor, isso está muito ligado a orientação a serviços e os princípios de entrega de serviços e de gerenciamento de mudanças. O conceito das lentes do Kanban é um outro ponto super importante nessa adoção, vamos falar sobre isso em outro artigo.

O Teste Litmus do Kanban é uma resposta à pergunta: O Kanban está causando um impacto positivo?

É composto por quatro perguntas que devem ser respondidas com um sonoro sim.

  • Os gerentes mudaram o seu comportamento?
  • A interface/comunicação com o cliente mudou?
  • O contrato com o cliente mudou?
  • O modelo de negócios de entrega de serviços mudou?

Se você não pode responder afirmativamente a duas das perguntas a seguir, é improvável que você tenha adotado Kanban e provavelmente está apenas “fingindo”, ou como gosto de dizer, se enganando.

O que as 4 perguntas querem dizer?

Algo importante na adoção do Kanban é responder: “Seu sistema Kanban leva a conversas com os clientes?“. Você saberá que foi além do gerenciamento visual e entrou no Kanban considerando esta pergunta. Por exemplo, deve haver conversas em andamento sobre opções e trocas para a entrega dos serviços solicitados, em vez de um relacionamento em que um gerente dite o que eles querem sem feedback e negociação bidirecionais.

Os gerentes mudaram o seu comportamento?

“Dado que o método Kanban é um método de gerenciamento, fornecido com treinamento em gerenciamento, esperaríamos que os gerentes mudassem seu comportamento. Esperamos que eles se concentrem no gerenciamento de solicitações de serviço para clientes, no gerenciamento de trabalho, pois ele flui através de um fluxo de trabalho definido e visualizado, enquanto permitem que os trabalhadores se auto organizem em torno do trabalho. Os gerentes deveriam ter desistido de seu comportamento de “agentes de namoro“, onde tentam combinar trabalhadores com tarefas e passaram a se concentrar no valor do cliente”.

A interface/comunicação com o cliente mudou?

A interface do cliente foi alterada é uma indicação de que reuniões de reabastecimento estão acontecendo agora com maior frequência. É comum encontrarmos nas adoções ágeis, reuniões para definir o que pode e o que deve ser implementado naquele momento. Esse tipo de reunião acontece com uma determinada periodicidade e pode encontrar problemas de disponibilidade e até mesmo de itens que são “empurrados” por que perderam o tempo para serem iniciados. Na visão do método Kanban quanto mais frequente tivermos o reabastecimento, maior a comunicação entre as partes e melhor a agilidade na tomada de decisão entre as opções a serem tratadas. Se você conseguir então criar uma cadeia de valor ponto a ponta e ir selecionando as opções de acordo com sua criticidade, upstream, melhor ainda.

O contrato com o cliente mudou?

Um dos itens mais complicados na adoção do ágil com certeza foi a criação de contratos que auxiliassem nessa forma de trabalho. Em minha experiência com contratação no governo, tínhamos uma abordagem baseada em horas e/ou pontos por função, escrevi a algum tempo um artigo falando sobre isso. Outro aspecto super importante foi a forma de lidar com mudanças e a previsibilidade, nesse segundo o método Kanban é um aliado de mão cheia. Poder trabalhar suas entregas baseadas em previsibilidade e níveis de serviço é algo que auxilia em muito a forma de contratação e o entendimento sobre como realizar uma abordagem de entrega baseada em serviço. Essa forma de trabalho auxilia em muito a evitar times que entregam muito mas que muitas vezes não entregam aquilo que é necessário ou desejado.

O modelo de negócios de entrega de serviços mudou?

A alteração do modelo de negócios de entrega de serviços implica que estamos oferecendo previsibilidade, segmentando as opções em classes de serviço, modelando a demanda utilizando a capacidade e demanda e por consequência gerenciando os riscos. Um dos elementos importantes de se alterar o modelo de entrega de serviços é focar no cliente, ou sermos o que chamados de “apto ao propósito“. O termo Fit-for-purpose é um conceito estremamente importante para a se alcançar níveis mais altos de adoção do Kanban. Vamos falar sobre esse framework em outro artigo, mas modelar o negocio baseado em entregas de serviços e não tarefas simplesmente te aproxima da entrega de valor frequente e melhora a sua visão sobre a própria cadeia de valor da empresa. Outro benefício indireto é tornar claro aos participantes o seu papel e o que a organização produz efetivamente. Claro que eu ja fui um pouco mais longe nesse caminho, o que seria o ideal nessa visão, mas se você ja estiver com um limite de modelagem da demanda ou políticas de bifurcação que moldam a demanda e o roteamento do fluxo de trabalho de acordo com o risco, você já está com metade do caminho feito, pode considerar que a entrega de serviços mudou.

Conclusão

Como conclusão podemos dizer que se você não puder responder sim a pelo menos duas dessas perguntas, é improvável que você tenha mudado para o Kanban ainda! E isso é um ponto muito importante para entender como pode-se evoluir e adotar as práticas, princípios e valores. Bom a ideia desse post era trazer um pouco sobre como identificar que você está realmente adotando o Kanban e não somente uma gerenciamento visual. Auxilia também a se perguntar com frequência quais etapas evolutivas devem ser adotadas e como podemos partir de uma adoção de Kanban imaturo para níveis mais maduros. Não esquece de comentar e deixar sugestões de conteúdos que vocês gostariam que trouxéssemos.

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