As 5 disfunções de Times

As 5 disfunções de Times

Um dos grandes desafios que vivemos na atualidade é saber a melhor forma de lidar com os problemas que encontramos em nossas equipes. É comum termos um grupo super especializado com grandes qualidades técnicas e destaques profissionais em seu currículo, mas que muitas vezes não conseguem trabalhar de forma coesa como um verdadeiro time. Veja que uso time e não equipe, você ve diferenças entre essas duas palavras?

Bom, então vamos la: Equipe, pode ser entendido como:

“conjunto de pessoas que se dedicam à realização de um mesmo trabalho.”

ou ainda

“grupo de duas ou mais pessoas que, formando um conjunto solidário,

participam de uma competição esportiva.”

Time está mais para:

“grupo de atletas que participam de certos esportes de conjunto,

p.ex. o futebol, e que constituem a equipe ou quadro.”

podemos falar também em :

“grupo de pessoas empenhadas numa mesma atividade conjunta.”

A diferença pode ser sutil, mas existe e vamos falar um pouco disso ao longo do artigo, não deixa de ter esses conceitos ai pertinho de você enquanto avança.

Como dito no início do artigo, falar em time significa não somente reunir as pessoas que tem o melhor currículo para desempenhar uma atividade, mas sim, reunir pessoas que vão estar empenhadas em realizar uma mesma atividade de forma conjunta e ai é a grande diferença que temos entre as duas palavras e onde encontramos a maior parte das complicações que se tem quando reunirmos pessoas.

Bom, algo que tem acontecido nos últimos anos é reunirmos pessoas com as mais diversas especificidades para resolver problemas, cada vez mais, buscamos trabalhar de forma multifacetada, ou em equipes multidisciplinares. Isso é bem natural e fruto de um mundo cada vez mais complexo e que necessita que vejamos os problemas por diversos ângulos. A necessidade de ser responder cada vez mais rápido as mudanças e variações do nosso mundo fez com que saíssemos da abordagem de equipes individualizadas por especialidade e começássemos a trabalhar cada vez mais com outras disciplinas e pluralidades. A teoria da complexidade se baseia justamente nesse ponto e aborda a multifacetada visão do problema para que possa-se chegar a uma solução viável. Mas vamos deixar a ideia da teoria da complexidade para outro momento, o importante é saber que temos agora pessoas diferentes, com quereres diferentes e formas de pensar não simétricas trabalhando em conjunto.

Contextualizar o que é disfunção em times.

Diante de situações como essa, pode-se perceber que problemas vão surgir e que provavelmente os times multidisciplinares, auto gerenciados, auto organizados vão ter problemas e como dito antes vão realizar um mesmo trabalho, mas não necessariamente conjuntamente. Ops, temos uma equipe então e não o time maravilhoso.

Deixando um pouco da provocação de lado, podemos nos ater a obra de Patrick Lencioni, Os 5 Desafios das equipes, onde o autor relata as principais disfunções que as equipes encontram para conseguirem trabalhar e obter resultados consistentes. Ele classifica tais disfunções na forma de uma pirâmide e nos traz alusão a Pirâmide de Maslow.

Falta de confiança

Para quem não teve a oportunidade de ler o livro, o mesmo relata a experiência da Kathryn a frente do grupo de executivos da DecisionTech. Em sua chegada ao quadro executivo da companhia houve várias questões envolvendo a forma de trabalho e as decisões tomadas pelo grupo de executivos.

Se fizermos um paralelo com nossa chegada a qualquer nova equipe o que podemos perceber? é um ambiente em que podemos confiar plenamente em todos? E comum nos termos um ambiente aberto para expor nossas fraquezas? ou preferimos mostrara o quanto somos competentes e como nosso currículo é demonstrativo de nossas habilidades? Quem nunca passou pela necessidade de utilizar sua experiência para ganhar “autoridade” ou espaço para ser ouvido?

A primeira disfunção trata justamente a falta de confiança, mas não somente aquela confiança de que nosso colega de trabalho vai fazer a parte dele, e vai se comprometer no que estamos fazendo, mas na confiança necessária para que possamos externar nossas vulnerabilidades, confiança de que podemos expor nossas vulnerabilidades de forma que as mesmas não sejam futuramente utilizadas contra nos. Times que apresentam essa disfunção gastam muito tempo e energia em atitudes defensivas, evitando demonstrar fraqueza, evitando pedir ajuda ou a ajudar os outros. Você pode perceber comportamentos como:

  • Escondem seus sentimentos e fraquezas uns dos outros;
  • Hesitam em buscar ajuda e apresentar feedbacks construtivos;
  • Evitam oferecer ajuda fora de suas áreas de responsabilidade;
  • Tiram conclusões precipitadas sobre as intenções e atitudes dos demais sem tentar antes esclarecê-las;
  • Falham em reconhecer e utilizar as habilidades uns dos outros para benefício do grupo;
  • Pegam mágoas;
  • Evitam passar tempo juntos (reuniões chatas e monótonas).

O melhor meio para reduzir a falta de confiança é criar exercícios para gerar empatia entre os integrantes e uma das técnicas que gostamos de utilizar e o Personal Map. Essa prática é uma das utilizadas por nos em nossos times e traz um poder muito grande de empatia para os colaboradores. Faz parte do conjunto de práticas descritas no Management 3.0 e se você quiser saber um pouco mais sobre como utilizá-la da uma lida no nosso artigo.

Medo de conflitos

A segunda disfunção é bem natural da nossa cultura brasileira. Quem nunca evitou ter uma discussão ideológica ou partidária pelo simples fato de evitar o conflito? O medo de conflitos gera um ambiente artificial e que muitas vezes promove a desconfiança, palavrinhas pelas costas, comentários sem sentido, áreas e assuntos que não são pautados em reuniões porque vão criar o “climão”. Essa harmonia artificial promove sim um ambiente mais tranquilos sem embates mas também desprivilegia os conflitos construtivos e isso é um passo para não se trabalhar a inovação por exemplo. Quem nunca deixou de abordar um assunto com o cliente porquê aquele ponto era a menina dos olhos dele? e isso gerou na verdade desempenhos insatisfatórios ou até mesmo prejuízos? É preciso coragem para tocar na ferida quando trabalhamos em grupo. Entre as características que encontramos em times que temem o conflito estão:

  • Criam ambientes onde política e ataques pessoal ganham espaço;
  • Ignoram tópicos controversos que são críticos para o sucesso do time;
  • Tem reuniões sem graça, paradas e monótonas;
  • Falham em tocar em todas as perspectivas e opiniões dos membros do time;
  • Perdem tempo e energia com gestão de risco interpessoal e postura em reunião.

Nossa sugestão é trabalhar o uso de retrospectivas de times e se munir é claro de técnicas de Comunicação Não Violenta e retrospectivas guiadas. O próprio Lencioni sugere usar umas ferramentas para gestão de conflitos (TKP Thomas-Kilmann Conflict Instrument) e se você quer um pouco mais de apoio da uma olhada nesse artigo da Forbes.

Falta de comprometimento

A falta de comprometimento está relacionada a ambiguidade. A ambiguidade está no resultado ou seja em não se comprometer e muitas vezes não esperar o mesmo resultado. Quem nunca participou de uma reunião onde foi decidido algo que você não concordava e por não ter um ambiente propício para expor sua discordância você simplesmente não opinou e deixou as coisas correrem? Quando eu li sobre essa disfunção, lembrei de uma situaçaõ que vivi logo o inicio da minha carreira, onde gestores seniores tomaram decisões sobre um projeto que estava na minha gestão e eu não concordava, bom eu na época falava que naõ concordava mesmo se não tivesse ambiente pra isso eheheh. Mas o que me fez refletir foi minha ação de chegar para um chefe e dizer, viu eu disse que não daria certo, quando alto não aconteceu conforme eles previam. Isso me remeteu ao fato que eu não me comprometi com o que foi decidido e isso é um exemplo bem claro dessa disfunção, pelo menos para mim.

Outro exemplo que é citado no livro é sobre a decisão de terceirizar ou não o departamento de TI e como é um assunto que desagrada alguns e agrada outros, ou seja, é bem polarizado existe um inércia sobre a tomada da decisão, o que acaba gerando uma infindável “corrida atrás do rabo” ou seja, ninguem toma decisão e o assunto numa e tratado como deveria. Times que não se comprometem:

  • Criam ambiguidades dentro do time sobre direções e compromissos;
  • Janelas de oportunidades se fecham por análise excessiva e atrasos desnecessários;
  • Geram falta de confiança e medo de falhas;
  • Retomam discussões sobre decisões passadas incessantemente;
  • Encorajam julgamento entre as intenções dos membros dos times.

Nossa visão sobre esse tipo de situação é usar a experimentação mesmo, pontuar os problemas que não são tratados, abrir espaço para que as pessoas possam expor suas opiniões e votar numa ação a ser tomada sobre aquele ponto. Defina data para a ação e experimente o que aquela ação gerou de resultado. Uma das práticas que podem ser utilizadas do Management 3.0 é o celebration grid. Essa prática permite que vocês documentem aquelas ações que foram positivas, ou negativas e quais são consolidadas na tratativas de problemas. Antes de concluir, usamos em nossas ações a visão do método cientifico, ou seja, levanta-se uma hipótese, mede-se e a partir dai gera-se a evolução. A filosofia por traz de uma mudança evolucionária é pautada justamente nisso, mas esse ponto é historia pra outro post…

Evitar responsabilizar os outros

O medo de causar desconforto interpessoal bloqueia as pessoas de manterem uns aos outros responsáveis por seus compromissos. No momento em que uma pessoa do time não se sente ouvida ou participante em uma decisão, não há como ela agir de acordo e assumir a responsabilidade pelas ações do grupo. No momento em que há clareza sobre o que é esperado e o que foi acordado, membros do time pode cobrar uns aos outros. É necessário que o time esteja confortável com cobrar a todos sobre questões de performance e de melhoria da atuação. Apesar de parecer um pouco estranho, manter a pressão entre colegas é uma forma de manter altos padrões de desempenho e também reduz a necessidade de burocracia excessiva para a correção de atitudes e o próprio controle do desempenho. Times que falham em assumir responsabilidades:

  • Criam ressentimento entre os membros dos times que possuem padrões diferentes de performance
  • Encorajam mediocridade
  • Perdem deadlines e entregas chave
  • Colocam um peso excessivo no Líder do Time como única fonte de disciplina

Entre as opções que temos para melhorar esse desempenho pode-se destacar a publicação de objetivos e padrões, bem como a revisão do progresso. Essas são as sugestões que o próprio Lencioni cita. Gostarmos de utilizar o livro de cultura, OKRs e recompensas.

Falta de atenção aos resultados

A falta de atenção aos resultados talvez seja uma das disfunções mais simples, em contrapartida, uma das mais difíceis de se perceber. Quanto temos visões individuais ou departamentais é comum acharmos que as coisas estão funcionando perfeitamente e que como as metas individuais ou departamentais estão sendo cumpridas os resultados estão também. O que pouco se percebe é que esse é um resultado direcionado ao ego, onde preenche-se individualmente situações e metas mas não necessariamente chega-se ao resultado esperado. A colaboração entre a pessoas do time e entre departamentos olhando para uma única direção com comprometimento é a essência para combater essa disfunção. A seguir alguns dos comportamentos dos times com essa disfunção:

  • Crescimento estagnado
  • Raramente ganha dos competidores
  • Perde empregados que sejam orientados a resultados
  • Encorajam membros do time a focarem em seus resultados pessoais
  • Time facilmente se distraí com assuntos aleatórios.

Nesse ponto podemos sugerir a adoção de um OKRs em nível organizacional para que se tenha uma visão plena dos caminhos a serem seguidos e também a visão de FIT-FOR-PURPOSE, nível 3 do modelo de maturidade do Kanban em que se foca no cliente nas visão de necessidade dele e em como atende-la da melhor forma possível.

Conclusão

A ideia desse artigo era dar uma visão geral sobre os conceitos de times e equipes, conseguir detalhar as disfunções de times a luz do que é retratado pelo Patrick Lencioni em seu livro e claro, trazer um pouco da nossa experiência na tratativa dessas disfunções. Citamos algumas práticas que utilizamos em nossos times e consultorias para demonstrar como as mesmas podem ser tratadas. Espero que o artigo possa ter trazido clareza sobre o tema que pode ser explorado em muitos outros aspetos. Se vocês gostaram ou tem críticas construtivas não deixe de deixar nos comentários. Até o próximo post.

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